Het organiseren van een congres, hoe doe je dat?

0
12
congres

Het organiseren van een congres is voor velen erg lastig. In deze blog staan daarom enkele tips die kunnen helpen bij het organiseren van een congres.

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is enorm belangrijk om het congres in goede banen te laten leiden. 6 maanden van te voren beginnen met voorbereiden is echt geen overbodige luxe. Op die manier hebben de deelnemers ook rustig de tijd om hun agenda vrij te houden.

De kosten

Het kan soms veel geld kosten om een congres te organiseren. Om te zorgen dat de kosten beperkt blijven is het aan te raden om strak bij te houden wat alles gaat kosten. Zo kan er een hoop bespaart worden als de financiën overzichtelijk worden.

Het programma

Om te zorgen dat het programma wel interessant genoeg is voor de deelnemers is het van belang om te zorgen voor voldoende variatie. Hoe langer er over 1 onderwerp gesproken wordt, hoe eerder mensen afhaken. Verschillende sprekers, workshops en filmpjes zijn voorbeelden van manieren om meer variatie te creëren.

De locatie

Er zijn veel verschillende locaties waar een congres kan worden georganiseerd. Het belangrijkste is dat de locatie goed bereikbaar moet zijn voor de deelnemers en daarnaast moeten er genoeg plekken zijn om alle deelnemers een plekje te geven.

Promotie

Op het moment dat alle voorbereidingen zijn getroffen moet er natuurlijk enige promotie worden gemaakt. Dit kan door social media te gebruiken, maar er zijn ook andere mogelijkheden om aandacht te trekken voor dit evenement. 

Testen

Door alles te testen voordat het congres begint kun je eventuele fouten voorkomen. Je wilt voorkomen dat er tijdens het congres iets fout gaat. Zorg wel dat er altijd een noodplan aanwezig is, want er kan altijd onverwachts iets mis gaan.

Verdeel de taken

Om iedereen goed te laten functioneren is het essentieel dat iedereen weet wat ze moeten doen op welk moment. Door hier van te voren over na te denken kunnen goede afspraken worden gemaakt, zodat hier geen verwarring meer over is.

Na afloop

Na het congres kan het beste geëvalueerd worden, waarin gekeken wordt naar verbeterpunten. Een tweede keer kan hier rekening mee worden gehouden zodat het de volgende keer beter verloopt.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here