Met een passend document management systeem kunt u uw concurrenten een stapje voor zijn. Zo kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden om online in te loggen op een portal met daarin alleen de documenten die op hun van toepassing zijn. Dit biedt een uitstekende meerwaarde die erg gewaardeerd wordt door uw klanten.
U kunt ook facturen verwerken
Naast het opzetten van een portal kan een document management systeem voor meer handige oplossingen zorgen. Eén van die mogelijkheden is het verwerken van facturen.
Er zijn al oplossingen waarbij u alleen uw facturen hoeft in te scannen. De geavanceerde scanners plaatsten uw facturen zelf al in de juiste folders. Een zeer handig proces.
Er zijn verschillende type software die u hierbij kunnen helpen. Eén van de beste software-pakketten die sinds kort ook in Nederland te verkrijgen is voor consumenten is Content Central!
Drie tips bij het inrichten.
Wanneer u besluit over te gaan op een DMS, dan is het handig om onderstaande even door te lezen.
1. Iedereen en zelfs de directie moet erachter staan!
Er is natuurlijk voldoende support nodig vanuit de directie voor de nieuwe werk situatie die ontstaat na de implementatie van het nieuwe systeem.
2. Hou het vooral zakelijk!
Het is ontzettend belangrijk om vooraf de scope te bepalen. De vraag is, welke bedrijfsprocessen en afdelingen worden meegenomen in het traject. Het helpt u enorm om hierin helderheid te verschaffen zodat werknemers prima over kunnen.
3. Wat gaat er wel mee en wat niet?
Vooraf moet er goed in kaart gebracht worden wie er allemaal mee te maken heeft en natuurlijk welke documenten er ondergebracht worden in het document management systeem.
De software is voor iedereen en voor elke branch in te zetten. Geen uitzonderingen!