Omdat het bij een ontslag om een zeer zwaarwegend besluit gaat, zijn er enkele regels in het leven geroepen waaraan de mededeler van het ontslag zich moet houden. Deze regels zijn erop gericht om extra onduidelijkheden en onenigheid te voorkomen. Hieronder een overzicht van enkele belangrijke aspecten bij het schrijven van een ontslagbrief.
Duidelijkheid eerst
Wanneer u een ontslagbrief schrijft dan is het erg belangrijk dat u op alle vlakker duidelijk bent. Dat u ontslag wilt nemen zal snel duidelijk worden uit de brief, maar ook per wanneer u ontslag wilt nemen (of geven) en wanneer daardoor de laatste werkdag zal plaatsvinden. Hou bij dit laatste rekening met nog openstaande vakantiedagen, deze kunnen de datum van de laatste werkdag nog naar voren schuiven. Voor een werkgever is het ook verplicht de reden van het ontslag mede te delen. Voor een werknemer is dit niet noodzakelijk, maar wellicht wel fijn voor de werkgever om te vernemen. Zeker indien het met zaken als de sfeer om kantoor te maken heeft zal de werkgever dit graag willen horen.
Let op de formaliteiten
Bij het versturen van een ontslagbrief komen enkele formaliteiten kijken. Zo is het essentieel dat u kunt aantonen dat en wanneer u de brief verzonden hebt. Door de ontslagbrief aangetekend te versturen zorgt u ervoor dat u hier een bewijs van hebt. Wanneer u als werknemer de brief opstelt, schrijf dan ook voluit uw naam en adres op, in het geval er bij een grote organisatie wellicht meer Piet Janssens werken. Let erook op dat u rekening houdt met de opzegtermen voor het ontslag. Over het algemeen moet u er hierdoor voor zorgen dat de brief voor de eerste van de maand aankomt, anders zal de daarop volgende maand niet meegerekend worden voor de opzegtermijn.