Zomertijd is festivaltijd.
Het organiseren van een festival, evenement of feest vraagt veel voorbereiding om het tot een succes te maken. U wilt toch ook dat jet op jouw evenement aangenaam vertoeven is?
Hier vindt u een handige checklist en een aantal ideeën om een festival, feest of evenement te organiseren.
Organisatieteam
De organisatie begint met het samenstellen van de verantwoordelijke en het team van medewerkers want een succesvol evenement organiseren vraagt meer tijd dan je op voorhand denkt.
Het team maakt het plan en stelt de doelstellingen en deadlines vast.
Alvorens men begint
- Wat voor soort evenement wil je organiseren? (muziek, kunst, theater, pop)
- Wat is de reden voor het evenement?
- Wat zijn de doelstellingen ?
- Wat is het budget?
- Wat is het profiel van de bezoekers?
Zelf organiseren of uitbesteden
Veel kan je vaak zelf organiseren maar als het een groot evenement is kan je dat misschien beter over laten in een gespecialiseerd bedrijf als het budget dat toelaat. Je hoeft natuurlijk niet alles uit te besteden. Je kan er ook voor kiezen om alleen bepaalde programmaonderdelen of de horeca door iemand anders te laten doen. Het is in ieder geval belangrijk om te weten of je zelf alle kennis en ervaring hebt om het zelf te organiseren. Kijk ook goed of je de financiële risico’s kan dragen als de kosten of inkomsten tegenvallen.
Leveranciers
Als je leveranciers gaat kiezen vraag dan meerdere offertes op en vraag naar referenties.
Maak een begroting en zorg dat je een goed contract hebt zodat iedereen weet wat er verwacht wordt. Voor de promotie van het evenement zijn er heel veel mogelijkheden. Informeer eens bij PrintBirdie.com wat er zoal allemaal mogelijk is.
Draaiboek maken
Maak een overzichtelijk en gedetailleerd draaiboek van alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden, wanneer en door wie. Organiseer regelmatig een vergadering om te controleren of alles uitgevoerd is en of het allemaal verloopt volgens het draaiboek.
Tijdens het evenement
Zorg dat iedereen draaiboek heeft en zorg voor een eindverantwoordelijke tijdens het evenement.
Deze regisseur moet de besluiten nemen als het niet volgens het draaiboek gaat. Zorg ook voor één verantwoordelijke voor de leveranciers die alle afspraken en contracten kent. Als je veel mensen verwacht dan zorg je best voor gastvrouwen en –mannen om vragen te beantwoorden.
Na het evenement
Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers en gasten.
Voor de gasten kan je ook nog een extra herinnering sturen of meegeven aan het eind van het evenement. Evalueer het evenement en maak een lijstje van verbeterpunten.
Zorg voor een financieel eindverslag.
Promotie voor en tijdens het evenement
Om het beste uit het evenement te halen zijn er veel mogelijkheden om het voor de gasten leuk te maken. Denk eens aan spandoeken, pins, servetten, bierviltjes, flyers, banners en vlaggen. Maar ook aan posters, uitnodigingskaarten, inkomtickets, folders, gadgets.
Kleed alle medewerkers met hetzelfde t-shirt en pet.
Stuur een leuk bedank- of herinneringskaartje of geef iets leuks, ter herinnering, mee aan het einde van het evenement.
PrintBirdie.com helpt u met unieke promotiematerialen om uw festival of evenement te onderscheiden. Printbridie.com levert alle drukwerk voor een succesvol evenement, festival of feest.