Onafhankelijk of je de term telefoniste of receptioniste gebruikt, deze functieis een erg belangrijke functie binnen een bedrijf. Als receptioniste ben je als ware het visitekaartje van een bedrijf. Wanneer bezoekers, klanten of zakenrelaties contact maken met het bedrijf zowel telefonisch als persoonlijk, dan is de receptioniste altijd degene die de mensen het eerst ontvangt en daardoor een belangrijke eerste indruk achter laat. De eerste indruk van een bedrijf kan voor mensen beslissend zijn, waardoor de receptioniste dus een belangrijke schakel in een bedrijf vormt.
Functies van een receptioniste
Een receptioniste heeft de verantwoordelijkheid dat alle communicatie met klanten, relaties en bezoekers goed verloopt. Daarom is het belangrijk om als receptioniste representatief te zijn en goed om te weten te gaan met verschillende communicatiemiddelen. Wanneer je een receptioniste opleiding volgt, komen dan ook de volgende vaardigheden aan bod:
Telefoneren
Een van de belangrijkste functies van een receptionistes is het beantwoorden van telefoontjes. Hierbij ligt de nadruk vaak op hoe je op een correcte manier de telefoon kunt opnemen en mensen ook goed te woord kan staan en ze te helpen met datgene waar ze naar op zoek zijn.
Typen
Naast telefoneren krijgt een receptioniste regelmatig met computers te maken. Hierbij is het belangrijk dat je snel en foutloos teksten kunt verwerken.
Microsoft Office
Veel Nederlandse bedrijven maken gebruik van software van Microsoft. Het is daarom erg belangrijk dat je goed weet om te gaan met verschillende Microsoft programma’s. Dat begint natuurlijk bij Windows, het is niet van belang dat je alle functionaliteiten kent, maar het is wel noodzakelijk dat je de basis kent en weet hoe je in het programma kunt navigeren. Daarnaast is ook het Microsoft Office pakket erg belangrijk. Als receptioniste ontvang je regelmatig e-mails, waarbij vaak gebruik wordt gemaakt van het mailprogramma Outlook. Ook het verwerken van teksten in Word en het omgaan met rekenblad programma Excel zijn vaardigheden die behoren tot die van een receptioniste.
