Daarnaast kunt u er juist ook voor kiezen om een vergadering te beleggen aan de rand van Utrecht om zo de drukte in de binnenstad te vermijden en de files te ontwijken. Aan alle kanten van Utrecht zijn vergadercentra en congresruimtes aanwezig alswel meerdere hotels waar u een vergadering kunt beleggen voor 2 personen maar ook een personeelsvergadering kunt beleggen voor 100 personen.
Bij het organiseren van een vergadering moet u dus goed weten hoeveel personen er komen en hoe deze naar Utrecht komen en wat voor eisen u stelt aan de vergaderruimte. Voor een goede checklijst en meer informatie over waar u naar moet kijken voor een goede vergaderruimte willen we u wijzen op: Vergaderruimtes. Hier worden de vele verschillende soorten vergaderruimtes uitgelegd en kunt u ook zien wat er allemaal mogelijk is; niet alleen in Utrecht maar ook in Amsterdam en in de rest van Nederland.
Ook moet u gaan nadenken over wat u naast of tijdens de vergadering voor activiteiten wilt doen, aangezien een vergadering in Utrecht ook de uitgelezen kans is om aan relatiebeheer te doen of aan teambuilding (afhankelijk met wie u in de vergadering zit). Op Locatie vergaderen.nl vindt u lijst met inspirerende activeiten die u zowel binnen uw vergaderruimte kunt doen alswel op een andere locatie.
Mocht u overigens een vergaderruimte zoeken nabij het Centraal Station in Utrecht is het goed om te kijken naar de hotels rondom het centraal station, de Jaarbeurs die tegenover het station zit en er zijn ook meerdere speciaal ingerichte vergadercentra rondom het centraal station.