De offerte is het laatste en misschien wel enige document dat een potentiële klant van u ontvangt, het is daarom essentieel dat de offerte professioneel is opgesteld. Om dit te bereiken dient u met enkele zaken rekening te houden bij het opstellen hiervan. Alle punten die in dit artikel worden genoemd zijn ook verwerkt in een goede voorbeeld offerte, waarvan er velen online te vinden zijn.
Vermelding van algemene en bijzondere voorwaarden
Wanneer u een offerte opstelt is het raadzaam hierbij meteen te verwijzen naar uw algemene voorwaarden, deze kunnen online zijn in te zien, of gedrukt staan achterop de offerte. Ook is het belangrijk om eventuele uitzodneringen hierop of andere bijzondere voorwaarden meteen duidelijk aan te geven in de offerte zelf, zo voorkomt u dat hierover later onenigheid kan onstaan.
Specificaties
Iedereen wil graag weten hoe een prijs tot stand komt, uw afnemers waarschijnlijk ook. Daarom zullen velen het op prijs stellen indien u uw offertes specificeert. Hoewel u hierin tot op beperkte hoogte moet, en waarschijnlijk ook in wil, meegaan moet u niet teveel specificeren. Wanneer u elke post volledig uitkleedt wordt het soms onoverzichtelijk en oninteressant voor de klant. Wanneer u bij wijze van spreken ook de extra energiekosten specificeert die een bepaalde opdracht met zich meebrengt, dan is dat duidelijk teveel informatie voor in een offerte.
Correct en professioneel taalgebruik
Of u nu in uw eentje in organisatie runt of dat u deel uitmaakt van een grotere organisatie, er is nooit een excuus voor taalfouten en/of onprofessioneel taalgebruik. Dit maakt een verschrikkelijk slechte indruk bij de klant, immers, als u al geen goede offerte op kunt stellen, wat dan wel?!
Voor voorbeeldzinnen en voorbeelden van offertes kunt naar www.voorbeeld-offerte.nl, alsmede voor tips omtrent het maken van facturen.